Матрица RACI: инструмент распределения ответственности в управлении проектами

Матрица RACI — это инструмент управления рабочими процессами внутри команды исполнителей. Ее используют для распределения и закрепления ролей, полномочий и зон ответственностей. Матрица позволяет предотвратить появление ситуаций, когда непонятно, кто и чем занимается, к кому обращаться с доработками и предложениями.

RACI — аббревиатура, состоящее из 4 слов, которые обозначают роли специалистов, участвующих в проекте:

• R (Responsible) — исполнитель. Эта роль возлагается на человека, который занимается непосредственным выполнением конкретных работ в рамках проекта. Например, разработчик создает программный код будущего приложения, а дизайнер подготавливает интерфейс и логику;
• A (Accountable) — ответственный. Данную роль берет на себя руководитель команды (например, ведущий разработчик). Он принимает результаты работы других сотрудников и отвечает за качество, сроки и т.д;
• С (Consult before doing) — консультирующий. Это роль эксперта, напрямую не участвующего в выполнении проекта, но к которому можно обратиться за советами и дополнительной информацией. Здесь важно отметить, что консультантом в матрице ответственности может быть только наиболее компетентный в области задачи сотрудник;
• I (Inform after doing) — информированный. Данную позицию занимает тот участник проекта, который обязан быть в курсе принимаемых решений и хода выполнения задачи. I-участники не вовлечены в другие аспекты достижения результата, но следят за ним, так как он влияет на их дальнейшую деятельность.

Иногда в матрицу RACI, кроме Responsible, Accountable, Consult, Inform, добавляют еще один элемент — Supported (S). Это роль специалиста, оказывающего поддержку исполнителям. Он может решать сопутствующие вопросы (например, обеспечение программистов рабочим софтом).

В плане оформления матрица RACI — это таблица, в которую по вертикали вписывают задачи проекта, а по горизонтали — исполнителей. Проджект-менеджеры занимаются ее построением на подготовительном этапе. Опираясь на техническое задание, они перечисляют основные задачи и выбирают сотрудников для их выполнения, вписывая информацию в соответствующие ячейки.

При наличии заполненной и согласованной матрицы исполнители уже не переложат ответственность на других, а сами проджект-менеджеры смогут легко контролировать рабочие процессы при выполнении задач.

Пример шаблона матрицы распределения ответственности RACI

Стоит начать с простого примера матрицы ответственности проекта. Ниже представлена модель RACI, которую создали для разработки организации.

В проекте участвуют 5 человек. Для большей наглядности проджект-менеджер не стал указывать имена сотрудников напротив каждой задачи. Вместо этого он использовал классическую структуру матрицы ответственности проекта:

• по вертикали указаны задачи;
• по горизонтали — исполнители.

Роли обозначаются буквами согласно представленной выше аббревиатуре. Если вы планируете внедрить данный метод в рабочие процессы своей компании, персонал которой не знаком с матрицей ролей RACI, рекомендуется добавить расшифровку обозначений. Благодаря этому у сотрудников не возникнет проблем с пониманием таблицы.

Теперь разберем более сложный пример матрицы ответственности. Он отличается от предыдущего тем, что некоторые участники имеют 2 роли. Ведущие специалисты и руководители часто бывают не только ответственными, но и исполнителями и консультантами.

Когда один человек имеет 2 роли, их указывают через запятую или слэш. Если же он не участвует в выполнении задачи, то поле оставляют пустым.

Матрица ответственности RACI имеет несколько подвидов, включающих больше ролей, чем классическая модель, и применяемых для выполнения нестандартных типов проектов:

• RACI-VS — данная модель предполагает разделение команды на 2 части. В первую входят исполнители, ответственные и т.д., а во вторую — Verifier (сверяющий результаты с параметрами, которые указаны в ТЗ) и Signatory (подтверждающий достижение определенного результата);
• RACIQ — этот вариант матрицы распределения ответственности имеет одну вспомогательную роль — Quality. Это специалист, контролирующий качество работы команды. Данная модель часто используется в IT-компаниях, поскольку необходимо тестировать каждый элемент продукта;
• RACIO — нестандартный вариант модели, включающий роль Out of the loop. Ее получает человек, который не должен участвовать в работе. Например, вы можете использовать данную роль для того, чтобы обозначать сотрудников, которые планируют уйти в отпуск на определенной стадии выполнения проекта;
• RASCI — в эту модель добавлена роль Support, которая отличается от консультанта тем, что активно участвует в решении задачи и оказывает исполнителям всестороннюю поддержку;
• DACI — модель RACI помогает определить, как решать задачу, но остается вопрос, кто будет отвечать за принятие решение. Чтобы у крупных компаний не возникали проблемы с тем, как управлять проектами на всех этапах, методисты создали матрицу DACI. Она имеет 4 роли — Driver (сбор и изучение информации, получение решений), Approver (утверждение), Contributors (внесение вклада в принятие решений), Informed (люди, которых информируют о финальном решении).

Теперь поэтапно рассмотрим, как создать и внедрить матрицу RACI на примере проекта по разработке мобильного приложения.

На первом этапе проджект-менеджер собирает информацию о проекте и кратко выписывает задачи. Как правило, необходимый объем работ и их конкретный перечень уже должен быть зафиксирован в техническом задании.

Стоит отметить, что не нужно излишне подробно описывать каждый этап, разделяя его на множество деталей. Можно прописать только основные задачи:

• создание дизайна приложения;
• разработка фронтенда;
• подготовка бэкенда;
• создание работающего прототипа;
• тестирование продукта;
• публикация приложения в магазине.

После того как менеджер закончит выписывать задачи, необходимо перейти к подбору исполнителей. Здесь можно указать только должности (например, если в компании работает один UX/UI-дизайнер) или фамилии. В проекте из нашего примера будут участвовать:

• менеджер по проекту;
• дизайнер;
• разработчики;
• тестировщик.

В результате должна получится таблица, как на скрине ниже.

Пока большая часть полей еще пустая, но она уже напоминает стандартную матрицу RACI.

Это наиболее трудоемкий этап работы над матрицей. Менеджер должен распределить роли с учетом специализации и уровня сотрудников. Классическая модель состоит из 4 ролей:

• R — исполнители: в контексте разработки мобильного приложения дизайнеры занимаются интерфейсом и логикой, написанием кода — разработчики-программисты, а проверкой ПО на работоспособность — тестировщики;
• А — ответственные: все участники проекта отчитываются перед менеджером, который принимает выполненные работы, поэтому он будет ответственным за качество продукта. Он же следит за деятельностью коллег и решает организационные вопросы, помогая выполнить проект в срок;
• С — консультанты: кроме ведущих разработчиков, эту роль нередко получают заказчики. Менеджер взаимодействует с клиентом и уточняет детали, которые необходимы исполнителям;
• I — информируемые: в нашем примере эту роль выполняют тестировщики. Разработчики уведомляют их о том, что готова часть продукта, и просят проверить ее. Кроме того, данную роль получает заказчик. Менеджер обязан сообщить, что приложение готово к публикации в магазине.

После того как таблица будет готова, ее необходимо проверить на соответствие ключевым принципам методики RACI, устранить ошибки и согласовать вместе с участниками и руководителями проекта.

Стоит кратко отметить, каких ошибок следует избегать (по возможности):

• большое количество исполнителей у одной задачи;
• у некоторых участников нет ролей А или R;
• один участник является исполнителем в нескольких задачах;
• совмещение нескольких ролей в большом количестве этапов работы.

После согласования матрица публикуется в открытом доступе, чтобы все члены команды понимали задачи друг друга и знали, к кому можно обратиться по тем или иным вопросам.

Если говорить об использовании матрицы управления проектами в контексте разработки мобильного приложения, то она нужна для выстраивания рабочего цикла:

• разработка;
• тестирование;
• утверждение.

Проджект-менеджер на основе RACI-матрицы назначает рабочие задачи и указывает, кому нужно передать результаты и к кому обращаться для устранения недочетов и ошибок.

Во время работы над проектом рекомендуется регулярно возвращаться к таблице и сопоставлять ее с текущими результатами. Возможно, задача оказалась слишком масштабной, из-за чего один специалист не может выполнить ее в срок. В таком случае нужно раздробить матрицу на дополнительные части и привлечь больше исполнителей.

Матрица RACI — эффективный инструмент управления командой, помогающий четко определить зоны ответственности и роли участников, обеспечив стабильность и результативность рабочих процессов. Однако это только одна из методик. Мы рекомендуем изучить, какие еще методы управления проектами существуют, и использовать различные инструменты в комплексе. Как показывает практика, одной RACI-матрицы часто недостаточно для крупных и особо сложных проектов.